O monitoramento de contratos PJ envolve a confirmação de que todas as partes envolvidas em um contrato estão cumprindo seus termos e condições. Isso inclui garantir que os bens ou serviços fornecidos atendam aos padrões acordados, sejam entregues dentro do prazo e do orçamento aprovado, e que todos estejam cumprindo os padrões legais e regulatórios.
O monitoramento regular permite uma abordagem proativa para a resolução de problemas. Dependendo da estrutura organizacional, o monitoramento pode ser responsabilidade de um gerente de contratos PJ, da equipe jurídica ou do departamento financeiro.
Renovação ou encerramento de contrato – Cada contrato é válido por um período limitado. Pelo menos 30 a 90 dias antes da data de renovação, é hora de revisá-lo e decidir se deve renová-lo, renegociá-lo ou rescindi-lo. Esta etapa é essencial para garantir que o contrato permaneça relevante e atualizado. Se sua empresa não estiver satisfeita com um serviço ou produto ou não precisar mais dele, encerre o contrato. Em seguida, arquive-o para referência futura.
Recontratação de ex-funcionário como PJ
Uma empresa de mídia proprietária de 50 emissoras de TV no nordeste precisava de uma solução para gerenciar melhor centenas de contratos PJ de alto valor.
Esses contratos PJ são principalmente para:
direitos de distribuição de TV .
Manutenção de equipamentos .
Aluguel de escritórios e equipamentos .
Antes do DocuWare, os gerentes de negócios de cada estação monitoravam as datas de renovação dos contratos PJ em uma planilha. Era quase impossível monitorar as datas de forma eficiente usando planilhas e PDFs. Quando a empresa renovava um contrato dentro do prazo de 90 dias, recebia um desconto. Caso contrário, era cobrado o valor integral. Cada gerente de negócios é responsável por supervisionar mais de 30 contratos PJ de sindicação. Portanto, era essencial otimizar a gestão de contratos PJ e não perder a economia com pagamentos pontuais.